TIP: Aan het einde zit een handige tool voor prioritering.

Niemand wil onproductief zijn of tijd en geld investeren in zaken die er niet of nauwelijks toe doen. Maar als keuzes zich blijven opstapelen, wordt het steeds moeilijker om je aandacht te besteden aan dat wat er toe doet. Of je nu belangrijke deadlines mist of moeite hebt om keuzes te maken tussen verschillende projecten, effectieve prioritering van taken kan het verschil maken tussen achterop raken of groeien. 

Terwijl ik aan een opdracht werk, stippel ik samen met de klant een lijn uit welke functies en ontwerpen belangrijk zijn. Dit doen we met een Eisenhouwer Matrix die er voor zorgt dat wij ons focussen op de belangrijkste elementen en helpt ons de 80/20 regel in acht te nemen. 

80/20 regel

De 80/20-regel stelt dat ongeveer 80 procent van het effect wordt veroorzaakt door 20 procent van de variabelen. 

• 80 procent van het gebruik van een product komt van 20 procent van de functies
• 80 procent van het verkeer in een stad is op 20 procent van de wegen
• 80 procent van de inkomsten van een bedrijf komt van 20 procent van de producten
• 80 procent van de innovatie komt van 20 procent van de mensen
• 80 procent van de vooruitgang komt van 20 procent van de inspanning
• 80 procent van de fouten wordt veroorzaakt door 20 procent van de componenten
  

Het besef van de 80/20-regel is nuttig om je energie en middelen te focussen. Dit zorgt voor meer efficiëntie.  

Bijvoorbeeld als de kritieke 20 procent van de functies van een product voor 80 procent van de tijd wordt gebruikt, moeten de ontwerp- en testmiddelen zich voornamelijk op die functies richten. De overige 80 procent van de functies zou je opnieuw kunnen afwegen of deze nog relevant of noodzakelijk zijn. Let wel dat een functie die niet veel gebruikt wordt toch cruciaal kan zijn in het grotere geheel.

Alle elementen in een ontwerp zijn niet gelijk.  Gebruik de 80/20-regel om de waarde van elementen te beoordelen, doelgebieden van herontwerp en optimalisatie te kiezen en middelen op een efficiënte manier te focussen. Niet-kritische functies die dus deel uitmaken van de 80 procent, moeten worden geminimaliseerd of helemaal uit het ontwerp worden verwijderd.  

Als tijd en middelen beperkt zijn, weersta dan pogingen om eerder gemaakt werk te corrigeren en te optimaliseren boven de kritische 20 procent. Gezien dergelijke inspanningen een afnemend rendement opleveren.

Eisenhower matrix

Een handig middel om jou te helpen bij het focussen op de juiste taken, functies en producten is de Eisenhower Matrix. Ik heb hem zelf iets aangepast maar zal eerst even uitleggen wat de standaard variant is voordat ik mijn versie uitleg. 

De standaard variant

De methode is vernoemd naar Dwight D. Eisenhower. Eisenhower stond bekend om zijn enorme productiviteit, zelfs zoveel dat zijn aanpak voor het stellen van doelen en tijdmanagement uitvoerig is bestudeerd door verschillende mensen, waaronder Stephen Covey. In zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' (De zeven eigenschappen van effectief leiderschap) heeft Covey op basis van de ideeën van Eisenhower een eenvoudige tool voor prioriteitstelling ontwikkeld.

Wat is de Eisenhower Matrix? 

In wezen is het een strategie waarmee je jouw taken, producten of functies kan verdelen op urgentie en belang aan de hand van 4 kwadranten. Hierna schrijf ik over taken in de voorbeelden maar kan je ook functies of producten invullen.

• Eerste kwadrant: urgent en belangrijk (taken die direct moeten worden voltooid). Deze taken zijn essentieel en dienen zo snel mogelijk te worden gedaan. Probeer zoveel mogelijk taken uit dit kwadrant te houden door meer tijd te besteden aan het tweede kwadrant.
• Tweede kwadrant: belangrijk, maar niet urgent (taken die voor later ingepland kunnen worden). Dit zijn vaak langetermijndoelen / taken die belangrijk zijn, maar geen krappe deadline hebben en dus later voltooid kunnen worden. Dit betekent niet dat je de taken altijd kan uitstellen plan deze taken dus wel in.
• Derde kwadrant: urgent, maar niet belangrijk (taken om te delegeren aan iemand anders). Deze taken dienen direct te worden voltooid, maar zijn wellicht niet belangrijk genoeg om jouw aandacht op te eisen. Dat betekent dat ze aan andere leden van je team kunnen worden gedelegeerd. Heb je geen team dan zijn dit wellicht taken die je kan uitbesteden of waar je iemand voor wil aannemen.
• Vierde kwadrant: niet urgent en niet belangrijk (taken om te verwijderen). Deze taken zijn afleidend en moeten waar mogelijk vermeden worden. In veel gevallen kun je dit soort taken gewoon negeren of annuleren.
  

Mijn variant

Het bepalen wat belangrijk is op de bovenstaande manier vind ik lastig, want hoe bepaal je of iets echt belangrijk is. Ik vind zelf de standaard Eisenhouwer Matrix niet intuïtief genoeg, daarom werk ik met een aangepaste matrix die op die van Eisenhouwer is gebasseerd maar werkt met andere variabelen.

Ik kies ervoor om impact (helpt te groeien) en effort (tijd & vaardigheden) tegen elkaar af te wegen. Zo kan ik mijn taken snel een eenvoudig indelen.

• Eerste kwadrant: Veel impact en weinig inspanning (taken die direct moeten worden voltooid). Deze taken zijn essentieel en dienen zo snel mogelijk te worden gedaan. Doordat deze taken weinig inspanning nodig hebben maar relatief wel veel effect hebben kan je product of bedrijf zo snel mogelijk groeien.
• Tweede kwadrant: Veel impact & veel inspanning (taken die voor later ingepland kunnen worden of in focus blokken). Dit zijn vaak taken die op langere termijn effect hebben en dienen wel gedaan te worden deze taken hebben een lagere prioriteit. En kan je doen als je grotere tijdsblokken kan vullen. 
• Derde kwadrant: Lage impact & weinig inspanning (Beoordeel of deze taken kunnen bijdragen). Soms zullen deze vaak kleine taken bijdragen aan proces of workflows probeer deze te verwerken in kleine open tijdblokken.
• Vierde kwadrant: Lage impact & veel inspanning (taken om te verwijderen). Deze taken zijn tijd rovend en leveren weinig op. probeer waar kan deze taken te elimineren. Toch kunnen hier taken tussen zitten die helaas moeten gebeuren. Probeer deze uit te besteden of te delegeren.

Ik probeer de urgentie als derde factor naast mijn eerste prioritering te houden om doorslag te geven waar ik mij op focus.

Tools die jouw werk makkelijker kunnen maken 

Ga ik nu al mijn taken in een kwadrant zetten? Nee, ik gebruik een tool als Notion waar ik eigenlijk al mijn taken en projecten in verwerk.

Hieronder zie je een overzicht hoe dat er uit kan zien. Bij impact en effort kies ik een label low, medium of high die een waarde vertegenwoordigt waarna vervolgens automatisch de priority wordt berekend. Ook heb ik de sortering ingesteld op basis van deze prioritering. 

Onderstaande elementen zie je ook terug in het overzicht:

• Het kopje project geeft aan waar de taak bij hoort
• Time est. geeft verwachte tijdsbesteding weer
• Status en het labeltje upnext geeft aan dat de taak de eerst volgende taak binnen een project is die opgepakt moet worden
• Due date gebruik ik uitsluitend als iets een nadrukkelijke datum heeft
• Het when kopje is om de taak in te delen op een dag in de week (next week) of someday dit is voor mij genoeg om mijn week in te delen
  

Mijn variant van de matrix, een iets eenvoudigere versie van bovenstaande voorbeeld vind je onder deze link. Deze template kan je kopiëren en zelf gebruiken. 

Mocht je vragen hebben neem gerust contact op. Ik help je graag verder.